ЯК ЕФЕКТИВНО КЕРУВАТИ СВОЇМ ЧАСОМ? 7 КРОКІВ ДО СВОЇХ ЦІЛЕЙ

Актуально
13. Jun 2022
825 переглядів
ЯК ЕФЕКТИВНО КЕРУВАТИ СВОЇМ ЧАСОМ? 7 КРОКІВ ДО СВОЇХ ЦІЛЕЙ

Ефективне управління часом – непросте мистецтво, особливо коли наш календар тріщить по швах від надлишку термінових зустрічей та термінових завдань. Продумана організація має вирішальне значення у разі. Як ми можемо зберігати все, що нам потрібно зробити за 8 робочих годин? Ми пропонуємо вирішення цієї проблеми у цій статті.

Крок 1: Визначте свої цілі

Постановка цілей - це основа для продуктивного управління собою з часом. «Коли ми не маємо конкретних цілей, ми не знаємо, куди йдемо — нам важко щодня розставляти пріоритети»

Мета має бути точною та своєчасною. Він також повинен мати міру успіху. При плануванні завдань слід враховувати ресурси, необхідні для досягнення мети (наприклад, підтримка субпідрядників, набуття певних навичок, отримання фінансів або предметів, які дозволять нам досягти мети).

Крок 2. Розставте пріоритети

Про пріоритет слід думати в однині — у нас має бути один пріоритет; одна з найважливіших цілей для нас. Саме ми як розпорядники свого часу повинні вирішити, що стане нашим пріоритетом і в якому порядку ми виконуватимемо наші повсякденні обов'язки.

«Багато проблем із тайм-менеджментом виникають через прийняття неправильних рішень; ми не зосереджуємось на важливих завданнях, а більше зосереджуємось на завданнях термінових, але менш важливих».

Матриця Ейзенхауера - це метод, який варто використати, коли хочемо ефективно розставити пріоритети. Це базовий інструмент, який дозволяє вам організовувати свої щоденні завдання та свідомо розставляти пріоритети. За допомогою цього інструменту ми ділимо завдання на чотири категорії:

Блок A: «Терміново та Важливо», Блок B: «Нестроково та Важливо», Блок C: «Терміново та Неважливо», Блок D: «Нестроково та Неважливо».

До першої категорії слід зарахувати завдання, які ми виконуємо у пріоритетному порядку – у т.ч. розпорядження начальника та завдання «гасіння пожеж». Друга категорія включає продуктивні завдання, які дозволяють досягти нашої мети. Ми плануємо ці завдання та послідовно їх реалізуємо. Третя частина завдань (термінові, але неважливі завдання) - це завдання, які дають нам ілюзію пріоритету, тому що мають короткий термін виконання, але не дають нам жодного конкретного ефекту; вони не наблизять нас до нашої мети. Остання категорія включає в себе тягу та ідеї — речі, які не становлять для нас жодної цінності, але приносять нам негайне задоволення (так звані «викрадачі часу», такі як соціальні мережі). Завдання в останніх двох категоріях можна відкласти або відмовитися від них.

Крок 3: Очистіть голову

Коли ми не зберігаємо завдання, ми перевантажуємо голову, яка починає гальмувати через надлишок потоків. Щоб уникнути цього, варто створити зовнішню систему зберігання завдань. Система може бути звичайним аркушем паперу або блокнотом, в який ми записуємо завдання (наприклад, запити від інших людей). Коли ми пишемо, ми знімаємо навантаження із голови. Ми перестаємо відволікатися на повідомлення, які надходять до нас і можуть повернутися до них пізніше. Маючи систему, ми можемо організувати свої завдання — визначити, чи вони вимагають негайного виконання, чи можемо ми їх відкласти або делегувати субпідрядникам або членам команди.

Крок 4: Плануйте свій час

Ефективне управління часом невіддільне від планування. Планування вказує нам шлях до мети, і коли ми вміло плануємо, ми можемо контролювати масу завдань, які приходять до нас кожен день. Щоб організувати всі завдання, варто скористатися інструментом, адаптованим до наших потреб. Інструмент планування часу може бути традиційний календар, Календар Google або інші сервіси.

При плануванні ми маємо враховувати чотири типи питань:

  1. Завдання з конкретною датою – зустрічі, зустрічі: вносимо їх у календар разом із датою та часом виконання.
  2. Завдання, які з цілей — проектні завдання, віхи, пріоритети нині: ми маємо планувати виконання цих завдань. Найкраще розміщувати їх у блоках робочого часу.
  3. Поточні завдання, що виникають у результаті повсякденної діяльності, їх часто неможливо передбачити: варто залишити в календарі вільне місце, яке ми заповнюватимемо, коли «виринає» незаплановане завдання.
  4. Викрадачі часу - непередбачувані, з'являються раптово і непомітно крадуть час: це заняття, які ми не плануємо і яких отримуємо задоволення. Їх варто контролювати і припиняти, якщо ми бачимо, що ця діяльність не приносить нічого продуктивного в наш день.

Рекомендуємо:

  • планувати від одного до трьох важливих завдань щодня,
  • робити найважливіші справи вранці,
  • планувати близько 60% свого часу,
  • вказати тимчасові буфери для завдань.

Крок 5. Не плутайте важливе із терміновим

Пам'ятайте: «Те, що терміново, рідко буває важливим, а те, що важливо, зазвичай, не є терміновим». Термінові справи зазвичай не приносять нам нічого важливого. Їх треба робити, але ефект від їхнього виконання для нас не дуже цінний.

Що варто робити на практиці?

  • погляньте на завдання, які ви виконуєте протягом дня,
  • оцінити, чи потрібно було виконати завдання (чи було воно важливіше, ніж ваші цілі?),
  • робіть висновки і думайте, як реагувати у майбутньому у разі таких завдань.

Крок 6: Працюйте з концентрацією

Всілякі відволікаючі фактори, такі як телефон, соціальні мережі та інші люди, які приходять до нас із різними проблемами, пожирають наш час. Щоб ефективно працювати з концентрацією, варто відключити повідомлення із програми, яка є у нас на смартфоні. Підтримка порядку на робочому місці також є гарною практикою, допомагаючи нам повністю зосередитись на поточних завданнях. У повсякденному функціонуванні також добре запровадити т.зв. «Золота година», тобто час, який ми щодня витрачаємо на виконання найважливішого завдання. Він полягає в тому, що ми виключаємо себе з усіх відволікаючих факторів у відведений час, щоб виконати поставлене завдання з максимальною концентрацією. Програми, які дозволяють нам блокувати веб-сайти, що відволікають, також можуть допомогти в досягненні цієї мети.

Передовий досвід: дослідження показують, що ми можемо зосередитись на одному завданні максимум 55 хвилин. Тож давайте використовувати цей час максимально ефективно. Після роботи в концентрації варто зробити 5-хвилинну перерву, а потім повторювати цикл кілька разів на день.

Крок 7: Ефективно відпочивайте

Щодня ми повинні знаходити час для відпочинку та відновлення сил. «Відпочинок – це не нагорода за тяжку роботу. Це є обов'язковою умовою для ефективної роботи».

Коментарі

До цієї публікації не було додано жодних коментарів

Додати новий коментар

Ви повинні увійти, щоб додати новий коментар. Увійти
Главный редактор блога про недвижимость
Категорії
Купівля чи продаж нерухомості
Як купувати та продавати нерухомість та заробити на цьому
Ріелтор та новобудови
Полезные статьи по увеличению продаж, полезные советы.
Актуально
Актуальные статьи о недвижимости Украины
Останнім часом коментував