Ефективне управління часом – непросте мистецтво, особливо коли наш календар тріщить по швах від надлишку термінових зустрічей та термінових завдань. Продумана організація має вирішальне значення у разі. Як ми можемо зберігати все, що нам потрібно зробити за 8 робочих годин? Ми пропонуємо вирішення цієї проблеми у цій статті.
Постановка цілей - це основа для продуктивного управління собою з часом. «Коли ми не маємо конкретних цілей, ми не знаємо, куди йдемо — нам важко щодня розставляти пріоритети»
Мета має бути точною та своєчасною. Він також повинен мати міру успіху. При плануванні завдань слід враховувати ресурси, необхідні для досягнення мети (наприклад, підтримка субпідрядників, набуття певних навичок, отримання фінансів або предметів, які дозволять нам досягти мети).
Про пріоритет слід думати в однині — у нас має бути один пріоритет; одна з найважливіших цілей для нас. Саме ми як розпорядники свого часу повинні вирішити, що стане нашим пріоритетом і в якому порядку ми виконуватимемо наші повсякденні обов'язки.
«Багато проблем із тайм-менеджментом виникають через прийняття неправильних рішень; ми не зосереджуємось на важливих завданнях, а більше зосереджуємось на завданнях термінових, але менш важливих».
Матриця Ейзенхауера - це метод, який варто використати, коли хочемо ефективно розставити пріоритети. Це базовий інструмент, який дозволяє вам організовувати свої щоденні завдання та свідомо розставляти пріоритети. За допомогою цього інструменту ми ділимо завдання на чотири категорії:
Блок A: «Терміново та Важливо», Блок B: «Нестроково та Важливо», Блок C: «Терміново та Неважливо», Блок D: «Нестроково та Неважливо».
До першої категорії слід зарахувати завдання, які ми виконуємо у пріоритетному порядку – у т.ч. розпорядження начальника та завдання «гасіння пожеж». Друга категорія включає продуктивні завдання, які дозволяють досягти нашої мети. Ми плануємо ці завдання та послідовно їх реалізуємо. Третя частина завдань (термінові, але неважливі завдання) - це завдання, які дають нам ілюзію пріоритету, тому що мають короткий термін виконання, але не дають нам жодного конкретного ефекту; вони не наблизять нас до нашої мети. Остання категорія включає в себе тягу та ідеї — речі, які не становлять для нас жодної цінності, але приносять нам негайне задоволення (так звані «викрадачі часу», такі як соціальні мережі). Завдання в останніх двох категоріях можна відкласти або відмовитися від них.
Коли ми не зберігаємо завдання, ми перевантажуємо голову, яка починає гальмувати через надлишок потоків. Щоб уникнути цього, варто створити зовнішню систему зберігання завдань. Система може бути звичайним аркушем паперу або блокнотом, в який ми записуємо завдання (наприклад, запити від інших людей). Коли ми пишемо, ми знімаємо навантаження із голови. Ми перестаємо відволікатися на повідомлення, які надходять до нас і можуть повернутися до них пізніше. Маючи систему, ми можемо організувати свої завдання — визначити, чи вони вимагають негайного виконання, чи можемо ми їх відкласти або делегувати субпідрядникам або членам команди.
Ефективне управління часом невіддільне від планування. Планування вказує нам шлях до мети, і коли ми вміло плануємо, ми можемо контролювати масу завдань, які приходять до нас кожен день. Щоб організувати всі завдання, варто скористатися інструментом, адаптованим до наших потреб. Інструмент планування часу може бути традиційний календар, Календар Google або інші сервіси.
При плануванні ми маємо враховувати чотири типи питань:
Рекомендуємо:
Пам'ятайте: «Те, що терміново, рідко буває важливим, а те, що важливо, зазвичай, не є терміновим». Термінові справи зазвичай не приносять нам нічого важливого. Їх треба робити, але ефект від їхнього виконання для нас не дуже цінний.
Що варто робити на практиці?
Всілякі відволікаючі фактори, такі як телефон, соціальні мережі та інші люди, які приходять до нас із різними проблемами, пожирають наш час. Щоб ефективно працювати з концентрацією, варто відключити повідомлення із програми, яка є у нас на смартфоні. Підтримка порядку на робочому місці також є гарною практикою, допомагаючи нам повністю зосередитись на поточних завданнях. У повсякденному функціонуванні також добре запровадити т.зв. «Золота година», тобто час, який ми щодня витрачаємо на виконання найважливішого завдання. Він полягає в тому, що ми виключаємо себе з усіх відволікаючих факторів у відведений час, щоб виконати поставлене завдання з максимальною концентрацією. Програми, які дозволяють нам блокувати веб-сайти, що відволікають, також можуть допомогти в досягненні цієї мети.
Передовий досвід: дослідження показують, що ми можемо зосередитись на одному завданні максимум 55 хвилин. Тож давайте використовувати цей час максимально ефективно. Після роботи в концентрації варто зробити 5-хвилинну перерву, а потім повторювати цикл кілька разів на день.
Щодня ми повинні знаходити час для відпочинку та відновлення сил. «Відпочинок – це не нагорода за тяжку роботу. Це є обов'язковою умовою для ефективної роботи».
Коментарі